Spätestens seit vergangenem Samstag ist in Fußball-Deutschland wieder die Euphorie zurückgekehrt. In England ist sie bereits vorhanden, schließlich spielen die Mannen um Gareth Southgate wieder erfolgreichen und ansehnlichen Fußball. Gareth Southgate? Ja, das war der, der bei der EM 1996 eher unfreiwillig berühmt wurde, indem er im Halbfinale kläglich den entscheidenden Elfmeter verschoss.
Der Physiker Ken Bray – ausgerechnet an einer englischen Universität forschend – hat untersucht, wie man den perfekten Elfmeter schießt: Kurz gesagt, der Schütze muss lediglich außerhalb des Radius der Spannweite des Torwarts den Schuss platzieren. Völlig simpel, oder?
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Ähnlich verhält es sich im Projektmanagement: Eine solide Planung ist die Grundvoraussetzung, damit ein Vorhaben erfolgreich durchgeführt werden kann.
Erst denken, dann machen
John Lennon hat mal gesagt: „Leben ist das, was passiert, während du eifrig dabei bist andere Pläne zu machen“. Auch Projekte sind immer ein Stück weit unvorhersehbar. Bedingungen ändern sich, neue Akteure kommen dazu, die das Projekt positiv wie negativ beeinflussen, andere verschwinden. Dennoch ist eine solide Planung die Grundvoraussetzung, damit ein Vorhaben erfolgreich durchgeführt werden kann. Das Entscheidende ist, frühzeitig zu erkennen, wenn etwas nicht wie geplant läuft und flexibel darauf zu reagieren.
Der amerikanische Statistiker und Professor William Deming hat es auf den Punkt gebracht:
- Plane, bevor du etwas tust.
- Tue das, was du geplant hast.
- Prüfe, ob das Getane dem Plan entspricht.
- Entscheide, was zu tun ist, wenn die Ausführung nicht mit dem Plan übereinstimmt.
- Beginne den Kreislauf wieder von Neuem.
Wie läuft ein Projekt ab?
1. Initiierung
Zunächst wird das Projekt definiert und im Unternehmen verankert. Ein Projektleiter muss her, der die Verantwortung übernimmt.
2. Planung
Was ist das Ziel? Wann soll was erledigt sein? Wie viel kostet was? Welche Kompetenzen werden benötigt? Welche Risiken gilt es einzudämmen? Wie wird kommuniziert? Und welche Ressourcen von außerhalb werden benötigt? All das fließt in Teilpläne ein, die zusammen den Projektplan ergeben.
3. Ausführung
Das, was geplant wurde, wird nun ausgeführt: Teams und Prozesse werden koordiniert, Zulieferer ausgewählt, Methoden zur Qualitätssicherung entwickelt und angewandt.
4. Überwachung und Steuerung
Hier gilt es zu überprüfen, ob alles, was geplant wurde, auch gemacht wird. Arbeiten die Teams wie vorgesehen? Befindet sich das Projekt im Budget- und Zeitrahmen? Oder muss eventuell nachgebessert und die Planung verändert werden? Ist das der Fall, beginnt der Kreislauf erneut bei Punkt 2.
5. Abschluss
Das Projekt wird offiziell abgeschlossen, indem die Ergebnisse dem Auftraggeber präsentiert und übergeben werden und der Projektleiter entlastet wird. Zudem werden alle wichtigen Dokumente archiviert, die während des Projekts entstanden sind, um für zukünftige Vorhaben darauf zurückgreifen zu können.
Zum Schluss noch eine beruhigende Erkenntnis: Projekte sind wie das Leben selbst: Dass alles exakt nach Plan läuft, gibt es so gut wie nie. Erstens kommt es anders, und zweitens als man denkt. Hier sind die planerischen, kommunikativen und pragmatischen Fähigkeiten des Projektleiters gefragt!
Zusammengefasst die wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten:
- Welches sind die wichtigsten Stufen eines Projekts? Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung & Steuerung, Abschluss
- Ist ein strukturiertes Vorgehen wirklich erfolgversprechender? Ja, denn unüberlegtes Handeln kostet oft unnötig Zeit und Geld und demotiviert die Beteiligten.
- Was, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft? Sowohl Planung als auch Ausführung können immer wieder angepasst werden.
P.S. Harry Kane hat die Analyse von Ken Bray sicher auch verinnerlicht – schließlich schoss er nach Lehrbuch seine zwei Elfmeter im Spiel gegen Panama genau in den 80%-Bereich links oben.
