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Vorbereitung von Meetings: Das Unplanbare planen

Montag 8 Uhr, das Team trifft sich zur Krisensitzung. Kürzlich haben sich die Beschwerden wegen zu langer Lieferzeiten gehäuft. Eine Lösung muss her. Michael hat sich gestern noch bis in den späten Abend hinein Gedanken gemacht, wie man das Problem angehen könnte – und dafür sogar den Tatort sausen lassen. Obwohl es der Frankfurter war.
Michael ist zuversichtlich: Mit Konzentration und hochkonzentriertem Koffein könnten in zwei Stunden brauchbare Ergebnisse auf dem Tisch liegen.

Der Chef kommt in den Konferenzraum – mehr geflogen als gelaufen. Kurz bevor er die Tür schließt, drückt ihm seine Assistentin noch fix die Dokumentenmappe in die Hand. „Sooo“, eröffnet er die Sitzung, „was liegt denn heute an?“ Und Michael ahnt: Es wird ein laaanger Montagvormittag.

Vorbereitung

Sicher, eine Moderation ist nie zu 100 Prozent planbar. Schließlich haben Sie es mit Menschen zu tun, deren Handlungen sich nur bedingt vorhersehen lassen. Und doch: Gut moderieren heißt immer auch, das Unplanbare vorzubereiten. Das stärkt Ihre Kompetenz als Moderator und spart allen Beteiligten viel Zeit und Nerven.

Dafür ist es wichtig, sich im Vorfeld in das Thema der Sitzung hineinzudenken. Achtung: Hineindenken, nicht einarbeiten! Sie sollen das Problem schließlich nicht selbst lösen, sondern den Teilnehmern lediglich durch die richtigen Fragen dabei helfen. Formulieren Sie dafür zunächst Thema und Zielsetzung:

  • Was ist der Anlass für die Moderation, worum geht es?
  • Gab es bereits Vorarbeit zum Thema? Wenn ja, von wem, mit welchem Ergebnis?
  • Was ist das Ziel der Moderation?

Gibt es Tagesordnungspunkte? Legen Sie ein Ziel für jeden einzelnen fest. Mögliche Ziele:

  • eine Liste mit Lösungsvorschlägen,
  • eine Mehrheitsentscheidung,
  • eine einstimmige Entscheidung oder
  • eine Ideensammlung.

Ein gutes Ziel ist realistisch (heißt erreichbar), messbar (wenn erreicht) und positiv formuliert (Motivation!).

Vergessen Sie nicht, das Ziel für alle sichtbar zu visualisieren!

Auf einen Blick

  • Ein guter Moderator ist Experte auf dem Gebiet, das diskutiert wird, richtig? Falsch. Ein guter Moderator sollte lediglich ein grobes Verständnis für das Thema haben, um die richtigen Fragen stellen zu können. Inhaltliche Lösungen müssen die Teilnehmer finden.
  • Nach welchen Kriterien sollte die Zielsetzung für eine Moderation erfolgen? Die Ziele sollten realistisch, messbar und positiv formuliert sein.

Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie sich auf Ihre Moderation vorbereiten, können Sie sich die dazugehörige Lernkarte kostenfrei herunterladen.

Sie sehen: Die skillboxx Lernkarten sind ein kurzweiliges und interessantes Hilfsmittel um einen Lern-Inhalt zu wiederholen. Aber eine neue Fähigkeit tatsächlich anwenden können – das funktioniert nicht nur durch Lesen oder Zuhören.

Nichts geht über ein Training

Die Verknüpfung der theoretischen Inhalte mit erlebbaren Anwendungssituationen – das geschieht erst im Training. Die Kombination aus Übungen, d.h. eigenständiger Anwendung mit Feedback, und die anschauliche Vermittlung entscheiden über den erreichten Erkenntnisgewinn.

Lassen Sie sich ein Angebot unterbreiten.


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