Delegation ist ein häufiges Thema im Bereich Führung und Zusammenarbeit. Häufig kommt es zu Konflikten zwischen Führungskraft und Team, weil nicht klar ist, bei welchem Thema wieviel Abstimmung oder Konsens notwendig ist. Führungskräfte fürchten oft einen Kontrollverlust, wenn sie überlegen, Teams die Möglichkeit zur Selbstorganisation zu geben. Und kreative Netzwerker wissen häufig nicht, wie sie sich selbst organisieren sollen. Ein Delegation Board (von manchen auch Empowerment Board genannt) ermöglicht es Teams, die Übertragung von Aufgaben und Projekten zu klären sowie das Verantwortungsbewusstsein der Führungskräfte sowie der Mitarbeiter zu fördern.
Die sieben Delegationslevel
Viele Menschen haben Schwierigkeiten Kontrolle abzugeben. Delegation ist ein kontextspezifischer Prozess. Zwischen grenzenlosem Vertrauen und totaler Kontrolle gibt es viele Zwischenstufen. Die sieben Delegationslevel von Jürgen Appelo helfen, diesen Prozess zu strukturieren und Klarheit bei allen Mitarbeitern herzustellen.
- Tell – Sie treffen eine Entscheidung für die Anderen und erläutern möglicherweise Ihre Beweggründe. Eine Diskussion darüber ist weder erwünscht noch vorausgesetzt.
- Sell – Sie treffen eine Entscheidung für die Anderen, versuchen aber, diese davon zu überzeugen, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben. Sie geben ihnen das Gefühl, an der Entscheidung beteiligt gewesen zu sein.
- Consult – Bevor Sie eine Entscheidung treffen, konsultieren Sie Ihr Team. Die verschiedenen Ansichten des Teams fließen in die Entscheidungsfindung ein.
- Agree – Sie führen eine Diskussion mit allen Beteiligten und erzielen einen Konsens in der Gruppe.
- Advise – Sie werden den Anderen Ihre Meinung mitteilen und hoffen, dass sie auf Ihre weisen Worte hören, aber es wird deren Entscheidung sein, nicht Ihre.
- Inquire – Sie überlassen die Entscheidung den Anderen. Danach bitten Sie die Anderen, Sie von der Weisheit ihrer Entscheidung zu überzeugen.
- Delegate – Sie überlassen dem Team die Entscheidung und wollen nicht einmal Details der Entscheidungsfindung wissen.
Delegation Board
Eine pragmatische Lösung ist das Delegation Board. Bei wiederkehrenden Themen und Aufgaben wird einmal im Team entschieden, wer in welcher Form mitreden und entscheiden darf. Dann kann mit diesem einmal festgelegten Muster im Alltag gearbeitet werden. Das spart Zeit und Nerven.
Beim Thema Urlaub, beispielsweise, kann sich mit der Zeit herausstellen, dass die Führungskraft auf Grund von fehlendem Detailwissen gar nicht allein entscheiden kann. Das Team einigt sich dann auf das Delegationslevel 4, das heißt absoluten Konsens. So können alle Mitarbeiter gegenprüfen, ob der urlaubsreife Kollege in bestimmten Projekten für eine Zeit verzichtbar ist.
Damit die neuen Entscheidungsprinzipien präsent bleiben, sollten sie für alle transparent visualisiert werden. Das Delegation Board ist ein simples Tool, um das Delegationslevel zwischen zwei Parteien sichtbar zu machen, sei es zwischen Führungskraft und Team oder sonstigen Konstellationen. Gute Fragen für die Verortung sind: Soll das Team die Führungskraft über eine Entscheidung informieren (level 6: inquire)? Sollten sie bei einer bestimmten Frage zustimmen (level 4: agree)? Sind die Mitarbeiter irgendwie in den Entscheidungsprozess miteinbezogen (Level 3: consult)?
Beim Delegation Board ist nichts in Stein gemeißelt. Sollte sich beim nächsten Meeting herausstellen, dass Team und die Führungskraft in einem bestimmten Aufgabenbereich nicht wissen, wer was entscheidet, hilft ein Blick auf das Delegation Board. Eventuell folgt direkt eine Anpassung des Boards, entweder weil sich das Delegationslevel verändert hat oder ein neuer Aufgabenbereich mit aufgenommen wird. Beim Thema Urlaub könnte das Team irgendwann soweit sein, dass jedem einzelnen zugetraut wird, eine Entscheidung im Sinne der Organisation zu treffen.
Delegation Poker
Die richtige Ebene der Delegation zu finden, ist ein Drahtseilakt. Dezentrale Kontrolle in einem Unternehmen wird dann erreicht, wenn die Delegation von Autorität so weit wie möglich in das System hinein greift. Das jeweilige Level hängt von der Tragweite der Entscheidungen ab sowie vom Reifegrad des Teams. Die Umstände können jedoch erfordern, dass Sie mit der Level 1 („Tell“) oder 2 („Sell“) beginnen. Mit der Zeit erhöhen Sie dann schrittweise das Delegierungslevel der Teammitglieder.
Einen spielerischen Ansatz bietet das von der Initiative Management 3.0 herausgegebene Kartenspiel Delegation Poker: Das Ziel dieses Spiels ist es, in einem kontrollierten Umfeld Entscheidungen und Aufgaben des Teams zu organisieren. Jedes Teammitglied wählt zu einem bestimmten Aufgabengebiet eine Karte. Zur Auswahl stehen die Delegationlevel 1-7. Im Anschluss werden die gelegten Karten (Delegationslevel) im Team diskutiert, um zu einer Lösung zu kommen. Anschließend wird diese auf einem Delegation Board visualisiert.
In diesem Video erklärt Ihnen unser Agile Trainer Alexander Schaaf noch einmal, was es mit dem Delegation Board auf sich hat.
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Auf einen Blick
- Delegation ist keine binäre Sache. Es gibt viele “Grauschattierungen” zwischen Diktator und Anarchist.
- Die Delegation ist ein schrittweiser Prozess. Sie übergeben Verantwortung an andere Menschen, auf eine kontrollierte und graduelle Weise.
- Die Delegation ist kontextabhängig. Sie wollen so viel wie möglich delegieren, aber wenn Sie zu weit gehen, könnte es chaotisch werden.
