10 Tipps zum Aufbau einer Functional Academy

In einem Artikel haben wir kürzlich schon von Functional Academies berichtet. Heute stellen wir Ihnen 10 Tipps zum Aufbau einer eigenen Functional Academy vor. Los geht’s.

1. Projektmanagement und Ressourcen

Sie sind Profis im Projektmanagement. Der Aufbau einer Functional Academy ist ein sehr herausforderndes Changeprojekt. Sie brauchen ein starkes Projektteam mit einem Vollzeit-Projektmanager und im Idealfall weiteren Mitarbeitern, die nur für das Projekt zur Verfügung stehen.

Die Auswahl des Projektteams ist entscheidend. Suchen Sie sich einen inhaltlichen Experten aus Ihrem Bereich, der mit wichtigen Personen gut vernetzt ist, informelle Strukturen gut kennt und für das Thema Lernen und Training brennt. Im Idealfall sollte das ein Kollege oder eine Kollegin sein, die auch die wichtige Rolle des Leadtrainers übernehmen kann.
Definieren Sie Ihre Projektvision und die Projektziele im Einklang mit Ihrer internen Firmenphilosophie.

Die Auswahl des Contents, Priorisierung von Inhalten und Lernzielen ist hochpolitisch. Hier wird die Relevanz von strategischen Themen neu verhandelt. Da braucht es gutes Stakeholdermanagement und starke Nerven.

2. Lernerzentrierung

Das entscheidende Erfolgskriterium für den Erfolg ist die Relevanz für den Lerner. Studien und Umfragen, durchgeführt von Experten, konnten in den letzten Jahren die Lernfelder, den Content und die Anforderungen an Lernerlebnis und Lernformate bestimmen. Die Ergebnisse sind zum Teil sehr überraschend, denn nicht alles, was aus der Expertensicht wichtig ist, hat für die Kollegen im Tagesgeschäft die gleiche Relevanz. Umgekehrt haben die Kollegen Wünsche für Formate und Usability. Pull statt Push lautet das Motto.

Jedes gute Lernkonzept fängt mit der Analyse der Zielgruppe an.

Dabei werden:

im ersten Schritt alle Informationen zur Zielgruppe zusammengetragen und
im zweiten Schritt wird die Zielgruppe weiter differenziert und in sogenannte Personas aufgeteilt.

Tipp: Holen Sie sich hierfür externe Unterstützung.

3. Content

Generell lässt sich sagen: Content ist wahrscheinlich nicht Ihr Problem. Davon haben Sie eher zu viel. Die Herausforderung ist die Vermittlung. Die Kunst besteht darin, Content und Zielgruppe gut miteinander zu synchronisieren und bei der Entwicklung von kreativen Lernformaten einer logischen und strukturierten Systematik zu folgen!

Im ersten Schritt muss der Content gesichtet und qualifiziert werden. Dabei sind die grundlegenden Fragen, die Sie sich stellen sollten:

In welcher Menge und in welcher Form ist der Content vorhanden?
Was fehlt, was muss erst noch entwickelt werden?
Welche Medientypen wurden bisher verwendet? (PowerPoint, Word, eLearnings, Videos, …)
Wie hoch ist der Komplexitätsgrad? Hier ist es nützlich, eine Klassifizierung in drei Stufen von einfach, mittel, hoch anzuwenden. Das hilft Ihnen nachher, den Aufwand für die Umwandlung des Contents einzuschätzen.

4. Didaktischer Standard

In den meisten Unternehmen gibt es jede Menge Standards. Als Marketingexperte ist Ihnen wahrscheinlich die Einhaltung von CI-Standards besonders wichtig. Standards machen Sinn. Leider gibt es zum Thema Lernen in den wenigsten Unternehmen feste Standards. Nach welchen didaktischen Prinzipien soll bei Ihnen gelernt werden? Was passt zu Ihrer Unternehmens- und Lernkultur, was nicht? Genau das sollten Sie definieren.

Didaktische Standards definieren heißt festzulegen, welche Lernformate es gibt, und wie Sie unterschiedliche Lernformate und Standards für die jeweiligen Themen und Zielgruppen sinnvoll einsetzen. Dabei wird grundsätzlich zwischen Virtual und Physical Learning unterschieden. Die Kombination aus beidem wird allgemein als Hybrid oder Blended Learning bezeichnet.

Ihre Vision sollte ein selbstgesteuertes, lebenslanges Lernen sein. Dazu gilt es, den richtigen Mix aus Angeboten zu entwickeln. Eine übergeordnete Maxime ist die 70:20:10 Formel. 70 Prozent wird erlernt durch das, was wir tun, 20 Prozent lernen wir von anderen und nur 10 Prozent lernen wir durch formelles Lernen wie Schulungen, Trainings, eLearning und Dokumenten.

Sie sehen, das ist nicht die Kernkompetenz Ihrer Funktion. Deshalb gilt hier: Holen Sie sich externe Unterstützung. Und: Sorgen Sie dafür, dass sich die Didaktik und die Lernangebote gut in das integrieren, was Sie bisher schon intern geschaffen haben. Der Erfolg von Ihrer Firma beruht höchstwahrscheinlich auf Ihren Methoden, Vorgehensweisen und Routinen.

Übertragen Sie die auf die Zukunftskompetenz des 21. Jahrhunderts: Lernen.

Vielleicht haben Sie sich schon Gedanken gemacht, welche unterschiedlichen Lernformate es geben wird und für welche Inhalte sich welche Formate eignen. Diese didaktischen Standards sind der Quellcode für das Programm. Ihre Aufgabe besteht darin, diese den Experten, den sogenannten Content Ownern, zu vermitteln.

5. Synchronisation von Standard und Content

Legen Sie fest, welche grundsätzlichen Formate es für Präsenztrainings (classroom trainings), virtuales Lernen und selbstgesteuertes Lernen gibt.

Leiten Sie hieraus einen Katalog an didaktischen Formaten ab. Das erleichtert den Überblick und strukturiert Ihr Portfolio an Lernformaten.

Vielleicht gibt es bei Ihnen momentan nur wenige Lernformate. Sorgen Sie für Abwechslung und den geeigneten Mix.
Sind Formate definiert, kommt es darauf an, für welchen Content sie passen und wann sie eingesetzt werden. Dabei geht es immer darum, wie die Lernziele optimal erreicht werden. Im Idealfall gibt es jeden Content in jedem Format. Es ist so ähnlich wie beim Multichannel Marketing. Jeder Content steht in jedem definierten Format zur Verfügung.

Und Omnichannel bedeutet, der Kunden, in dem Fall der Lerner, entscheidet, welchen Kanal er wann in welchem Mix verwendet.

6. Learning Design als kreativer Prozess

Abgeleitet aus dem Design Thinking lässt sich der Ansatz mit Human Centered Learning Design beschreiben. Die Einbeziehung des Lerners kann nicht früh genug erfolgen. Ein zentrales Element dieser Vorgehensweise ist die Einbeziehung des Zielgruppe schon beim Design.

Das Learning Design erfolgt dann nicht von einem Experten allein vor seinem Rechner, sondern in einem Workshop mit verschiedenen Vertretern der Zielgruppe, Trainern, Führungskräften und Experten und vielleicht auch ganz anderen Impulsgebern von extern.

Ziel ist die Entwicklung eines Lernpfades (learner journey), die ein optimales Lernerlebnis ermöglicht und damit auch einen optimalen Transfer. Soll der Lerner sich aus seiner eigenen Komfortzone bewegen, müssen Sie wahrscheinlich aufwendigere Formate verwenden (Präsenztraining, Videos ..). Geht es um Learning on Demand für Content, bei dem eine hohe Eigenmotivation vorhanden ist, ist Selbstlernmaterial von Lernkarten oft ausreichend.
Der Mix führt zur geplanten und individuellen Learner Journey.

7. Pimp my Training: Material und Lernräume gestalten

Wie sie wahrscheinlich wissen, ist bei Produkten die Verpackung nicht unwichtig. Beim Lernen wird das oft vergessen. Der Erfolg Ihrer Functional Academy beruht auch auf der guten Verpackung des Contents. Eine Idee für eine gelungene Verpackung wäre, ein Basecamp zu konzipieren, dass die wichtigsten relevanten Themen behandelt. Mittels Emotionalisierung können Sie aus einem „normalen“ Konferenzraum eine coole Location machen. Aus einem Vortrag wird dann eine interaktive Übung mit Musik, Visualisierungen und zusätzlichen Materialien.

Wenn Sie die Lernziele definiert haben, die Inhalte ausgewählt sind, geht es jetzt auch um die Inszenierung. Einzelne Content Owner haben sich unterstützen lassen, um Stories zu entwickeln, die Ihr Thema transportieren und einen deutlich höheren Lerntransfer liefern.

Ein Basecamp wäre ein Ergebnis davon. Die Botschaft dieses Dokuments ist: Das macht Sinn, das macht Spaß, aber Tuning kommt zum Schluss.

8. Kommunikation: Kampagnenmanagement

Eine erfolgreiche Learner Journey lebt von der Kommunikation. Schmucklose eMails oder Ankündigen von Terminen in Standardmeetings sorgen nicht für die nötige Aufmerksamkeit und Begeisterung. Es geht um Marketing für Lernen. Das sollten Sie nutzen. Unsere Empfehlung: Planen Sie Budget, Zeit und Kreativität für Projektmarketing und Kampagnenmanagement ein.

Die Betreffzeile in einer Mail zu einem Lernevent ist wichtiger als der ganze Rest der Mail. Das ist vielleicht traurig, aber es ist ein Faktum.

Jeder der im Marketing beschäftigt ist, hat dafür Verständnis (und vergisst es in der internen Kommunikation trotzdem oft!). In anderen Bereichen ist dieses Denken möglicherweise noch weniger präsent. Planen Sie den Launch Ihrer Functional Academy wie ein Unternehmen den Launch eines neues Produkts. Mit allem, was dazu gehört. Und holen Sie sich dafür die Unterstützung von Experten, intern oder extern!

9. Self directed Learning

Im Zentrum der 70-20-10-Logik steht der Ansatz des Self Directed Learnings. Damit ist nicht nur gemeint, dass ein Mitarbeiter selbst entscheidet, was er gerade lernt, sondern auch die Verantwortung dafür übernimmt, sich komplett selbst die richtigen und notwendigen Kompetenzen zur Erfüllung seiner Ziele innerhalb seines Unternehmens anzueignen. In jedem Fall ist es wichtig, den Mitarbeitern die notwendigen Tools und Inhalte in der inhaltlichen und didaktisch richtigen Qualität zur Verfügung zu stellen.

Die Grundidee sollte sein: Im Basistraining geben Sie einen Einblick in die relevanten Themen und sorgen für eine positive Emotionalisierung sowohl für die Inhalte als auch für das Lernen und die Beschäftigung mit den Inhalten.

Für weitere Deep Dives empfehlen wir Ihnen die Installation einer Learning Lounge, denn dort können die Mitarbeiter gezielt eigene Wissens- und Kompetenzlücken eigenverantwortlich identifizieren und bearbeiten.

10. Train the Expert: Was Experten über das Lernen wissen müssen

Jeder von Ihnen ist ein Experte in dem, was er tut. Wenn Sie eine Functional Academy aufbauen, haben Sie zwei wichtige Kunden. Die Lerner und die Experten. Der Content Owner ist auf den Content fixiert. Er ist nur selten auch ein Experte für die Vermittlung. Genau das ist die Herausforderung. Die Experten müssen lernen, wie gehirngerechtes Lernen funktioniert, warum Sie so viel Aufwand für die Vermittlung betreiben und warum sie sich um das Thema Didaktik und Marketing von Lerninhalten kümmern müssen.

Die Experten sind wichtige Stakeholder. Sie müssen sie finden und als VIPs behandeln und bearbeiten. Und für das Mitmachen begeistern.

Unser Tipp: Machen Sie zu Beginn ein paar Leuchtturmprojekte mit Content Ownern, die Lust haben, sich um die Vermittlung Ihrer Inhalte zu kümmern. Schaffen Sie positive Beispiele. Dann werden andere nachziehen.