Wie „Digital Leadership“ gelingen kann

„Gute“ oder „schlechte“ Führungseigenschaften zeigen sich online noch einmal stärker. Hier gilt eine Art Brennglaseffekt: „Schlechte“ Führung wird in der virtuellen Zusammenarbeit deutlich sichtbarer und leider auch wirksamer. Und eine negative Stimmung in einem Team macht sich ebenfalls viel stärker bemerkbar als sonst.

Immer wieder erleben Trainer, dass Führungskräfte beim Thema „Remote Leadership“ oder „Virtual Leadership“ danach fragen, wie sie ihre Mitarbeitenden kontrollieren können, wenn diese nicht mehr vor Ort präsent sind. Die Frage ist natürlich entlarvend, denn offensichtlich mangelt es hier an Vertrauen. Vermutlich war das Verhältnis zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden ganz unabhängig vom Thema virtuelle Zusammenarbeit schon vorher schlecht.

Mitarbeiterkontrolle im Homeoffice?

„Vertrauen führt – Worauf es im Unternehmen wirklich ankommt“, hat Dr. Reinhard Sprenger, einer der bekanntesten Managementautoren Deutschlands, eines seiner Bücher (Campus Verlag, 2002) genannt. Daran hat sich bis heute nichts geändert. Vertrauen ist gerade beim „Remote Work“ besonders wichtig. Studien zeigen, dass der Teamerfolg in der Remote-Zusammenarbeit noch stärker von gegenseitigem Vertrauen abhängt.

Remote Work

Dabei steht das Verhältnis von Führungskraft und Mitarbeitenden an allererster Stelle. Manche fordern schon, dass Führungskräfte jetzt eher wie Influencer agieren sollten. Das mag eine extreme Sichtweise sein, aber klar scheint: Jetzt kommt es darauf an, auf den digitalen Kanälen souverän zu agieren. Doch gerade in Toppositionen gibt es noch E-Mail-Ausdrucker.

In der Corona-Zeit konnte man so manches peinliche Video sehen, manchmal auch von Politikern, wie zum Beispiel dem tschechischen Ministerpräsidenten, der seine Videobotschaften von einem mit Papieren überhäuften Schreibtisch aus gab. Deutlicher hätte er seine digitale Inkompetenz kaum unter Beweis stellen können.

15 „Digital Leadership Hacks“ für Führungskräfte

Unsere Empfehlung, wenn Sie Führungskraft sind: Kümmern Sie sich zuallererst um Ihre digitale Fitness und delegieren Sie nicht alles an Ihre Assistenzkräfte, sofern Sie welche haben. Technologisch anschlussfähig zu bleiben, ist vor allem für ältere Führungskräfte eine Herausforderung. Dieser sollten Sie sich stellen, falls das auf Sie zutrifft. Bleiben Sie dabei authentisch und gehen Sie offen mit Ihren Lernfehlern um. Auf diese Weise können Sie ein positives Rollenmodell für viele sein, die ebenfalls einen Modernisierungsschub in Sachen Digitalisierung und virtueller Zusammenarbeit brauchen. Um Managern das Führen im Jahr 2021 zu erleichtern, haben wir 15 „Digital Leadership Hacks“ für Führungskräfte zusammengestellt:

Seien Sie sich Ihrer neuen Rolle bewusst

Virtuelle Führung ist spätestens seit 2020 kein Orchideenthema mehr, sondern eine Standardkompetenz für alle Führungskräfte. Das müssen Sie einfach beherrschen. Jammern hilft nicht. Aus dem häufig verwendeten Dreiklang „Mindset, Skillset, Toolset“ folgt: Die Einstellung ist am wichtigsten. Seien Sie sich also Ihrer neuen Rolle bewusst.

Die „neue Normalität“ betrifft Führungskräfte in besonderem Maße. Je nachdem, zu welcher  Generation Sie gehören, wie fit Sie selbst digital sind, wie Sie bisher gearbeitet haben, wie lange Sie schon Führungskraft sind, wird das Thema „Digital Leadership“ für Sie eine andere Bedeutung haben. Klar ist: Ihre neue Identität als Führungskraft ist hybrid. Sie sind in beiden Welten unterwegs und werden dementsprechend auch unterschiedlich erlebt. Wenn Sie einen extrem kurzen Draht zu Ihren Leuten haben, gerne nah dran sind, hier und da einen Plausch halten, dann müssen Sie sich überlegen, wie Sie das digital weiterführen. Es ist relativ wahrscheinlich, dass Sie für die Ausübung Ihrer bewährten Rolle in der digitalen Welt erst einmal mehr Zeit einplanen müssen. „Digital Leadership“ will gelernt sein.

Treten Sie online sympathisch und professionell auf

Kommen Sie morgens mit zerknitterten Klamotten und ungewaschen ins Büro? Ist Ihr Büro so chaotisch, dass Sie auf dem Schreibtisch kaum noch Ihre Tastatur wiederfinden? Mit Sicherheit nicht. Sie achten auf Ihren Auftritt. Genauso verhält es sich auch mit Ihrem Auftreten in virtuellen Meetings und Gesprächen mit Ihren Mitarbeitenden. Den missgelaunten Chef oder die Chefin mit Kräuselstirn in der Abstellkammer wollen Ihre Mitarbeitenden nicht sehen, sondern genau die Führungskraft, die sie sich auch live im Büro wünschen. Das heißt, eher gut gelaunt, bestens ausgeleuchtet, passend angezogen, mit dem entsprechenden Hintergrund.

Business Knigge Outfit

Es gibt ja eine Debatte um die Frage, ob Führungskräfte ein Vorbild sein sollten. Unsere Meinung: Führungskräfte sind immer Vorbild. Das heißt, dass Ihre Mitarbeitenden die Vorgaben für das Auftreten in Live-Online-Meetings natürlich an Ihrem Auftreten messen.

Klären Sie die Erwartungen an Sie

Wissen Sie, wie Ihre Mitarbeitenden remote oder digital geführt werden wollen? Möglicherweise haben Sie gar nicht gefragt. Dann sollten Sie das nachholen. Menschen sind unterschiedlich. Die einen freuen sich, wenn Sie ab und zu bei einem Live-Online-Meeting auftauchen, um ein Eins-zu-eins-Gespräch zu führen. Andere empfinden das eher als übergriffig. Reife Führungskräfte entwickeln reife Mitarbeitende unter anderem durch die Frage: Wie möchtest du geführt werden? Das gilt auch online.

Planen Sie mehr Zeit für Eins-zu-eins-Gespräche ein

Wie viel Zeit verwenden Sie insgesamt für die Führung Ihrer Mitarbeitenden? Bitte seien Sie ehrlich. Operative Meetings zu Projekten zählen leider nicht zur Führung. Die meisten Führungskräfte sind stark operativ eingebunden, in Online-Zeiten sogar noch mehr. Viele kommen nicht auf mehr als zehn bis 20 Prozent reine Zeit für Führung. Für Führung im digitalen Zeitalter sollten Sie mehr Zeit einplanen, insbesondere für Eins-zu-eins-Gespräche. Wenn Ihre Führungsspanne es zulässt, also die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden, die Sie direkt führen, sollten Sie im Idealfall jede Woche ein paar Minuten mit jedem Einzelnen sprechen. Sprechen heißt nicht, dass Sie immer ein Live-Online-Meeting haben müssen. Im Zweifelsfall reicht auch ein Telefonat. Klar ist: Sie müssen mit jedem wirklich sprechen, mindestens in einem zweiwöchigen Turnus. Diese Zeit sollten Sie fest einplanen, sonst finden die Gespräche nie statt.

Checken Sie die Kompetenzen in Ihrem Team und führen Sie situativ

Wahrscheinlich kennen Sie das Modell des situativen Führens. Dafür verwendet man eine Skill-Matrix mit zwei Achsen. Die Y-Achse beschreibt das Thema der eigenen Motivation, bezogen auf eine bestimmte Aufgabe, und die X-Achse die Fähigkeiten, bezogen auf diese Aufgabe Je nach Kombination ergibt sich ein empfohlener Führungsstil. Die Idee „Ich führe jeden gleich“ ist schon lange überholt. Das hat nichts mit real oder digital zu tun. Das Thema „Remote Work“ ist eine neue Kompetenz. Genau darauf können Sie das Modell jetzt anwenden, um dann zu entscheiden, welche Mitarbeitenden, bezogen auf die neue Situation von Homeoffice beziehungsweise „Remote Work“, welche Art der Führung benötigen.

Team zu Höchstleistungen treiben

Klar ist: Ohne Coaching-Ausbildung und Coaching-Unterstützung wird es nicht funktionieren.

In den meisten Unternehmen in Deutschland arbeiten drei oder vier Generationen zusammen. Gerade beim Thema „Remote Work“ haben nachvollziehbar die älteren Generationen eher eine Baustelle. Die müssen Sie fit machen und unterstützen.

Aber denken Sie dran: Wenn Sie diejenigen, die gut mithalten können, immer weiter mit Projekten überfrachten, treiben Sie diese geschätzten Mitarbeitenden, möglicherweise ohne es auch nur ansatzweise zu bemerken, direkt in den Burnout. Nehmen Sie sich also Zeit und analysieren Sie Ihr Team aufmerksam – auch für die ganz neue Situation des „Remote Work“.

Kümmern Sie sich um die Einsamen und Arbeitswütigen

Wenn Sie die Skill-Matrix (aus Punkt 5) anwenden, werden Sie vielleicht feststellen: Es gibt ein paar Leute in Ihrem Team, die mit „Remote Work“ super klarkommen. Aber das könnte auch gefährlich werden, Stichwort: Burnout. Und es gibt einige andere, die besonders leiden, weil sie den persönlichen Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen brauchen. Um diese Mitarbeitenden müssen Sie sich besonders kümmern.

Überprüfen Sie die Kommunikationskanäle und Tools

Sie haben das Tool „Teams“ eingeführt. Einige Mitarbeitende nutzen aber immer noch „Slack“. Vielleicht gibt es sogar geheime Whatsapp-Channels. Überprüfen Sie am besten in einem gemeinsamen Meeting mit Ihrem Team, welche digitalen Kommunikationskanäle in der Vergangenheit genutzt wurden, welche jetzt neu hinzugekommen sind und welche möglicherweise abgeschaltet werden sollten. Oft wird der letztere Punkt vergessen.

Dann haben Sie redundante Kommunikation. Digital bedeutet nicht automatisch effizient, sondern manchmal genau das Gegenteil. Deshalb ist es notwendig, die Kommunikationskanäle und die eingesetzten Tools einer strengen Revision zu unterziehen und gemeinsam festzulegen, nach welchen Regeln mit welchen Tools kommuniziert werden sollte.

Vereinbaren Sie Kommunikationsregeln

Bei den Spielregeln geht es nicht nur um die Nutzung von Tools, sondern zum Beispiel auch um die Frage, ob die Kamera immer eingeschaltet sein sollte. Unsere Empfehlung: eindeutig ja. Mindestens bei eigenen Wortbeiträgen und am Anfang und Ende des Meetings. Nicht vergessen: Was Sie nicht richtig vereinbart haben, kann auch nicht eingefordert werden. Insofern ist das Vereinbaren von Spielregeln für die Kommunikation in der Online-Welt besonders wichtig.

Agile Teams

Sorgen Sie für eine zentrale Dokumentenablage

Kollaboratives Arbeiten klingt sexy. Tools werden schnell eingeführt und werden bald von allen genutzt. Auch die Teams finden in der Regel schnell zu einem vernünftigen Arbeitsverhalten. Aber wenn man keine klaren Spielregeln vereinbart hat, liegen zum Beispiel einige wichtige Dokumente plötzlich in einem Chat, an den man schlimmstenfalls nicht mehr herankommt. Oder in einer Cloud, zu der nicht alle Zugang haben. Insofern sollte geklärt werden, wo genau Dokumente abgelegt werden und wie Sie gemeinsam an diesen Dokumenten arbeiten.

Seien Sie vorsichtig bei schriftlicher Kommunikation

In der Remote-Arbeit spielt schriftliche Kommunikation eine größere Rolle als je zuvor. Eine der großen Gefahren dabei: Wir geben uns manchmal ohne Absicht Feedback. Hierzu ein aktuelles Beispiel: Eine Trainerin möchte ein Kundengespräch vereinbaren und schreibt in der E-Mail dazu, dass das letzte Training ja leider nicht so gut gelaufen sei, und deshalb würde sie gerne telefonieren. Der Hinweis, das letzte Training sei nicht so gut gelaufen, ist möglicherweise schon ein Fehler. Besser hätte sie nur geschrieben: „Danke für das Training, lass uns einen Termin vereinbaren, um das Training auszuwerten.“

Remote Kommunikation

Die schriftliche Kommunikation hat ein hohes Interpretationspotenzial und damit auch Konfliktpotenzial. Es gibt mittlerweile auch Tipps für das Thema Remote-Feedback. Aber jeder, der sich intensiv mit dem Thema Kommunikation beschäftigt hat, weiß, dass schriftliche Kommunikation immer missverständlich ist. Das bedeutet für Sie: Aktionistische Posts und E-Mails sind für Sie als Führungskraft tabu.

Geben Sie viel Feedback und holen Sie es sich gezielt ein

Rückkoppelung ist das A und O der Kommunikation. Das gilt natürlich auch online. Das gute alte Jahresgespräch mag immer noch wichtig sein, um die Arbeit der Mitarbeitenden und die Zusammenarbeit gründlich zu reflektieren, Vereinbarungen zu treffen etc. In der täglichen Arbeit hingegen zählt permanentes Feedback, und bei Remote Work umso mehr.

Geben Sie nicht nur Feedback, sondern auch „Feedforward“. Das heißt: Rückmeldung mit konkreten Wünschen in kürzeren Zeitabschnitten. Vor allen Dingen sollten Sie sich Feedback von Ihrem Team holen. Machen Sie einen guten Job als Digital Leader und in der Remote-Arbeit? Wer nicht fragt, der nicht gewinnt.

Führen Sie ein Daily ein (täglicher Status, kurz und knackig)

Wenn in Ihrem Unternehmen schon agil gearbeitet wird, kennen Sie das sogenannte „Daily Stand-up“. Falls Sie es noch nicht kennen, sollten Sie es jetzt digital einführen. Die Grundidee dieser guten Routine, die ursprünglich aus einer agilen Projektmanagement-Methode  namens Scrum kommt, besteht darin, in einer Projektgruppe täglich ein kurzes Meeting von maximal 15 Minuten Dauer abzuhalten. Jeder aus dem Team sagt kurz, woran er gerade arbeitet. Häufig geschieht dies in Kombination mit einem weiteren Tool, dem sogenannten Kanban Board. Diese Methode stammt von Toyota aus dem Jahre 1947 und betraf ursprünglich die Lagerhaltung. In der modernen Arbeitswelt ist damit meistens gemeint, dass man die Aufgaben nach Status sortiert: Welche werden gerade bearbeitet, welche stehen noch an, bei welchen ist man im Verzug?

Digital Kanban

Das Ganze wird visuell dargestellt, entweder physisch an einem Whiteboard, dem Kanban Board, mit Moderationskarten oder Post-its. Oder eben digital, zum Beispiel mit einem Tool wie Trello. Wenn Sie bisher noch nicht so gearbeitet haben, weil Sie nicht aus der IT sind, sollten Sie zumindest das tägliche Daily einführen: gut moderiert, am besten mit einem digitalen Kanban Board.

Mögliche Fragen könnten sein:

  • Was hast du gestern gemacht?
  • Was willst du heute tun?
  • Und was behindert dich gerade in deiner aktuellen Arbeit?

Die Fragen können Sie natürlich anpassen.

Entscheidend ist, dass Sie morgens ein rituelles Meeting von kurzer Dauer abhalten, in dem jede und jeder sagt, was sie oder er gerade tut. Dies sorgt für Transparenz und einen positiven Kollateralnutzen. Alle sehen sich und jeder weiß, was der andere macht.

Führen Sie regelmäßig Retrospektiven durch

Unsere Zeit wird immer schnelllebiger. Alle halbe Jahre einen Workshop durchzuführen, um zu fragen, was läuft gerade gut und was nicht, reicht heute nicht mehr. Ein hilfreiches Tool, ebenfalls aus der agilen Arbeitswelt, ist hierbei die sogenannte Retrospektive. Erklärt sich fast von selbst. Mindestens einmal im Monat, im Idealfall wöchentlich, sollten Sie sich fragen: Passt das eigentlich, was wir gerade tun? Was läuft gut, was läuft schlecht? Womit sollten wir aufhören, was sollten wir weiterführen, und wer hat eine neue Idee? Genauso sieht die klassische Retrospektive aus.

Schaffen Sie Raum für informelle Kommunikation

Erinnern Sie sich noch? Am Anfang der Corona-Zeit war es weit verbreitet, dass Menschen in den sozialen Kanälen Bilder ihrer informellen Live-Online-Meetings posteten. Gemeinsames Kaffeetrinken, Mittagessen, Feierabendbierchen – alles online. Nach einigen Monaten wurden nicht nur die Bilder auf Facebook und Instagram seltener. Auch in den Unternehmen wurden diese Meetings nicht mehr durchgeführt. Sehr schade. Fördern Sie das Netzwerken und den informellen Austausch auch online. Wie Sie das machen, bleibt Ihrer und der Kreativität Ihrer Mitarbeitenden überlassen. Wichtig ist, dass Sie informelle Kommunikation als Notwendigkeit betrachten und passende Formate dafür schaffen.

Online Meeting

Achten Sie auch auf die vorhandenen Ressourcen

Remote-Arbeit ist fordernd. Dummerweise hat es sich im Jahr 2020 eingeschlichen, dass viele die guten alten Regeln des Zeitmanagements komplett missachten. Live-Online-Meetings werden so eingerichtet, dass eines direkt nach dem anderen folgt. Die komische Formulierung „Ich habe einen harten Anschlag und muss jetzt raus“ kennen Sie vielleicht.

Ziemlich absurd, nicht nur die Formulierung, die eher nach einem terroristischen Akt klingt, sondern auch die Praxis des Verschwindens als solche. Sie sollten zwischen jedem Meeting ein paar Minuten Pause haben. Alles als gleichermaßen wichtig und dringlich zu erachten, ist ein Fehler.

Schon seit vielen Jahren lehrt uns ja die Eisenhower-Methode: Man muss Prioritäten setzen. Sie als Führungskraft sollten auf Ihre Ressourcen achten. Jeden Tag acht oder mehr Stunden ohne Pause zu arbeiten, ist ungesund. In Krisenzeiten mag das angemessen sein, aber ein Dauerzustand darf es nicht werden. Insofern sorgen Sie nicht nur für Ihre Mitarbeitenden, sondern auch für sich selbst. Die modernen Werkzeuge, von denen hier in diesem Artikel die Rede war und die eine Online-Zusammenarbeit erst ermöglichen, müssen letztlich von allen Führungskräften durch stetiges Üben erlernt werden.

Noch anspruchsvoller wird es, wenn die nächste technische Veränderung ansteht. Im Bereich der Live-Online-Kommunikation werden das die Augmented Reality und die Virtual Reality sein.

Es wird noch ein paar Jahre dauern, bis wir VR-Brillen tragen und die Online-Kommunikation sich dadurch noch mehr der physischen Kommunikation im realen Raum annähert. Dann werden Elemente wie die Körpersprache eine viel größere Rolle spielen.

Die spannende Frage ist letztlich aber, wie ein Chef den Wechsel zwischen Remote-Arbeit und der Zusammenarbeit im traditionellen Büro meistert.


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